1- عرف السكرتارية ؟ ومعناها " سر " لذا فالسكرتير هو أمين سر، أو حافظ secret ج ١: السكرتارية مشتقة من كلمة للأس ا رر ويعتمد عليه في الدرجة الأولي في تجميع وتسجيل وتوزيع المعلومات وقد تكون هذه المعلومات سرية.
٢ - عرف السكرتير؟ ج ٢: هو ذلك الموظف الذي يقوم بمساعدة ومعاونة المد ا رء في المؤسسة، وذلك بتنظيم وقته واستقبال الزوار والرد علي الهاتف وطباعة الرسائل والتقارير وتنظيم وحفظ الأوارق .
٣ - ماذا تعرف عن أتمتة المكاتب؟ ج ٣: هي العميلة التي تهدف إلي زيادة الإنتاجية عن طريق استخدام الحواسيب والتكنولوجيا .
٤ - ماذا تعرف عن نظم أتمتة المكاتب؟ ج ٤: هي نظم المعلومات المحددة للحواسيب وتعمل علي تسهيل الاتصالات وزيادة إنتاجية الأف ا رد والمدارء .
- عرف المكتب؟ ج ٥: هو مركز الجهاز الإداري وجهاز الرقابة علي أعمال المنظمة وهو المكان الذي ي ا زول فيه الموظفون والأف ا رد أعمالهم.
٦ - عرف إدارة المكتب ؟ ج ٦: هي عملية التخطيط والتوجيه والتنظيم والرقابة والتي تهدف إلي رقابة الأف ا رد العاملين ومتابعة الوسائل التي تؤدي إلي أفضل النتائج وبأقل وقت وأقل جهد وتكلفة.
٧ - عرف العولمة المكتبية؟ ج ٧: تعمل علي زيادة التكامل في الحضارة العالمية وتشير إلي ربط العالم وتوحيده وٕالغاء فكرة الزمان والمكان وتوصيل المعلومات بأقل الأسعار وبأسرع وقت وبأقل تكلفة.
٨ - عرف الانترنت؟ ج ٨: هي شبكة واسعة من الحواسيب يستطيع أي مستخدم أين يصل حاسوبه بها وهي عبارة عن وسيط لنقل المعلومة بأقل تكلفة وبأقل الأسعار وبأسرع وقت وتضع كل العالم بين المستخدم .
٩ - ما هي عناصر المكتب ؟ ج ٩: عناصر المكتب هي : - المورد البشري ( المدير- الفرد – المشرف ). - الأدوات والتكنولوجيا - البيانات أو المعلومات - المعالجة والتشغيل
١٠ - يتم تحديد المكتب من عاملين أساسين ما هما ؟ ج ١٠ : - العامل الزمني وعامل الحجم.
١١ - ما هي العناصر الأساسية لإدارة المكتب ؟ ج ١١ : العناصر الأساسي لإدارة المكتب هي : - المها ا رت الإدارية. - المعارف الإدارية. - الأهداف الواضحة. - الوظيفة المكتبية. - البيئة المكتبية. - البرمجيات والأجهزة.
12- ما هي وسائل النجاح في العمل المكتبي ؟ ج ١٢ : وسائل النجاح في العمل المكتبي هي : - مهارة التوقع. - التخطيط. - تحديد الظروف المناسبة. - تحفيز العمال. - وضع وتعديل الأهداف - فحص وتقييم الأداء.
١٣ - ما هي العوامل المرتبطة بإدارة المكتب ؟ ( المداخل ) ج ١٣ : العوامل المرتبطة بإدارة المكتب هي : - المدخل الهندسي. - المدخل الإداري. - المدخل الفني. - المدخل المعلوماتي. - المدخل الجمالي. - المدخل البيئي.
١٤ - ما هي الوظائف التي تمارسها إدارة المكاتب ؟ ج ١٤ : الوظائف التي تمارسها إدارة المكاتب هي : أولاً الوظائف التخطيطية وتتمثل في : - التخطيط – التنظيم – التوجيه – الاتصالات – الرقابة – التنسيق – التحفيز . ثانياً : الوظائف التنفيذية وتتمثل في : - إعداد التقارير - تصميم النماذج المكتبية.
١٥ - عرف تكنولوجيا المعلومات؟ ج ١٥ : هي الأجهزة والبرمجيات والاتصالات اللاسلكية وٕادارة قواعد البيانات المستخدمة لتشغيل المعلومات المستخدمة في الحواسيب
16- ما هي المشاكل التي تعاني منها إدارة المكاتب ؟ ج ١٦ : المشاكل التي تعاني منها إدارة المكاتب هي : - كثرة الانتقادات – مشكلة القيادة – التطور السريع لتكنولوجيا المعلومات – قلة الاهتمام بالعمل – عدم وضوح الأهداف المكتبية – صعوبة الرقابة – التغير التكنولوجي.
١٧ - ما هو دور المكتب ؟ ج ١٧ : دور المكتب هو : - أن يكون قناة ايجابية فاعلة لنقل وتبادل المعلومات بين وحدات المنظمة والمنظمات الآخري. - أن يدير نظام معلومات المنظمة بشكل فاعل من حيث حفظ المعلومات علي أسس علمية . - تحقيق أهداف المنظمة.
١٨ - مفهوم تنظيم المكتب ؟ ج ١٨ : تنظيم المكتب هو إعداد المكاتب وتجهيزها وتزويدها بالأف ا رد والأثاث اللازم لإنجاز العمل.
١٩ - مفهوم مدير المكتب ؟ ج ١٩ : هو سكرتير يختص بعمل مكتب الرئيس ويعتبر من م ا ركز القوة بالمنظمة أو المؤسسة ويتمتع بمكانة عالية ونفوذ ملحوظ بصفته يعمل مع الرئيس بشكل مباشر وبالتالي يكون له دور في تجهيز وتنظيم المكاتب ومتابعة الاحتياجات في مجال العمل المكتبي.
٢٠ - ما هي صفات مدير المكتب ؟ ج20 : صفات مدير المكتب تترتب بالتالي : - تحديد المشكلات ومواجهتها. - تحليل المشكلات وتلخيصها. - التمتع بمهارة الاتصال الفعال مع الآخرين. - إجادة العمل الفني المكتبي. - الأمانة وحسن الخلق. - المحافظة علي سرية المؤسسة. - الاهتمام بمظهره حيث أن ذلك يعطي انطباع جيد عن المؤسسة.
٢١ - ما هي عناصر الأعمال المكتبية ؟ ج ٢١ : عناصر الأعمال المكتبية : - العاملون الذين يؤدون الأعمال. - التجهيزات التي يحتاج إليها العاملون لإنجاز أعمالهم. - وضوح الهدف داخل العمل المكتبي.
كلما زادت مسؤولياتنا كلما زاد تراكم الأعمال الواجب إنجازها وعادة ما تكون هذه الأعمال قد طلبت منا بشكل كتابي ويراد منا أن نقدم اقتراحات أو تقارير بخصوصها، هذا عدا عن استخدامنا للأوراق لنسجل عليها ملاحظاتنا ومذكراتنا. ولا يخلو منزل ما من وجود مكتب ودولاب لجمع الأوراق وكرسي للجلوس عليه عند الكتابة. ونظرة واحدة إلى معظم المكاتب التي تزورها تعطينا انطباعا بأن أكداس الأوراق على المكتب وأوراق اللصق على الحائط وإلى جوار الهاتف والملفات التي ازدحمت بالأوراق من كل لون وحجم كلها دليل على أن هناك نشاط حيوي في تلك المكاتب. وبالرغم من أننا نعارض تلك النظرة إلا أنه لا يمنع اجتماع إنجاز الأعمال وأناقة المكاتب ويرجع السبب إلى الفوضى في المكاتب إلى أسباب تصب في النهاية إلى عاملين رئيسيين:
التسويف، واعتقاد أنك حينما ترى الأوراق الخاصة بعمل ما أنك لن تنساها أي أنك تحتاج إلى مذكرات حسية لتلفت انتباهك لأهمية ذلك النشاط.
النقاط التالية مهمة لجعل مكتبك منظما واستمرار هذا التنظيم:
1- قم بتنظيف مكتبك من ما عليه تماما وذلك بترتيب كل ورقة مع ما يخصها والتي لا ترى لها داعي أتلفها. لا تحاول أن تتملى كثيرا فقط ما عليك إلا أن تعلم جيدا أن هذه الورقة تخص ذلك النشاط إذا فهي معه لأنك إن تمليت كثيرا ستجد أن وقتك قد انتهى بدون أن تعمل شيئا.
2- اقتن دولاب ملفات سهل التحريك مع ملفات ذات ألوان مختلفة أو عناوين بارزة ومن ثم سجل على كل ملف اسم المشروع أو العمل أو المهمة التي أنشأ من أجلها الملف مثلا: ملف مادة الكيمياء العضوية رقم 567، ملف لجنة المخيمات، ملف دكتور الأطفال، ملف شركة الماء والكهرباء، ملف مشروع التسجيلات التجاري … وهكذا. ضع في الدرج الأعلى الملفات المتعلقة بالمشاريع والأعمال الحيوية، والأسفل ملفات الأعمال التي للحفظ فقط.
3- جهز سلتين ضعها في أدراج مكتبك أو في أعلى دولاب الملفات أحدهما للوارد وهي للأوراق التي يلزم الرد عليها عاجلا، والأخرى للصادر: وهي للأوراق التي تم إنهاؤها من السلة الأولى ويتم فرزها وترحيلها إما لدولاب الملفات أو إلى الجهات المتعلقة بها. لا تضع الأوراق الخاصة بالسلتين على مكتبك أبدا.
4- إذا كان لديك دولاب ملفات حاليا قم بجرد الأوراق الموجودة فيه سنويا، وأي ورقة تتردد في شأنها مرتين أو تقرأها لأكثر من خمس دقائق فألقها في المهملات.
5- لا تضع على المكتب إلا الأشياء المتعلقة بالنشاط الذي أنت بصدده وفي داخل ملف خاص به، فالإنسان لا يستطيع أن يعمل أكثر من شيء في نفس الوقت.
6- اجعل سلة المهملات قريبة منك (صديقتك) ولكن لا تجعلها في جيبك أو على سطح مكتبك .. !!.
7- البريد الذي يرد إليك يوميا ينصح بأن يؤجل حتى المساء للنظر فيه، وعند فتح البريد فإنه لا بد منا التصرف السريع حياله وعدم تأجيله فالمجلة توضع مع الأشياء التي للقراءة، والرسائل إن كانت تستلزم ردا وإلا فإن كانت ترتقي لأن تحفظ فتحفظ وإلا إلى المهملات وفي حالة ما إذا وجدت ورقة لا تدري ما تفعل حيالها فاسأل نفسك هل ستحتاجها أم لا؟ فإن كانت الإجابة بنعم فمتى؟ فإن كانت السنة القادمة فاحفظها في الملف الخاص بها حتى لو اضطر الأمر أن تفتح ملفا خاصا بها لوحدها.
8- المذكرات القابلة للصق أو العادية لا ينصح باستخدامها بكثرة وحاول أن تسجل أي ملاحظات أو أشياء تود تذكير نفسك بها في يوميتك بدلا من تعليقها أمامك. إذا كان لديك مذكرات وقصاصات على وحول مكتبك فأجر جردا لها وقم بتفريغها إما في يوميتك أو في المهملات.
9- أرقام الهواتف وبطاقات العمل يجب أن توضع في محافظ خاصة بها، دفتر الهاتف لا بد أن يكون محمولا معك إلى جوار دفتر يوميتك وحاول أن تسجل في أي رقم هاتف يعرض لك وفيما بعد انقله إلى دفتر آخر في المنزل وإذا امتلأ الدفتر الذي بحوزتك انسخ الأرقام التي فيه إلى دفتر آخر.
10- قم بعملية جرد يومية لجيبك ودفتر يومياتك ولا تبق أي ورقة اعتقادا بأنك ستحتاجها فإما أنك قد انتهيت منها أو أنك تضن على المهملات بها (لا تحرص على أن تكون مكتبا متحركا).
11- اعلم أن البساطة مهمة لاستجماع القوى والتركيز في الجهود فلا داعي أبدا من التعقيد الذي يشعرك بأنك تعمل وتجتهد ولكن بدون نتائج.
12- اقتصر على دفتر يوميات واحد ولا داعي لأن تعلق في كل مكان مفكرة تقويم وخصوصا إلى جوار بيئة عملك، يمكنك أن تبقي لوحة المخطط السنوي Yearly Planner لبقية أفراد العائلة حتى يستفيدوا منها ويذكروك بما يتوجب عليك فعله.
13- قسم منطقة العمل في مكتبك إلى ثلاثة أقسام:
- قسم ( أ )، وهو أهم قسم وتوضع به الأشياء ذات القيمة العالية مثل مفكرتك اليومية وسلة المهملات وغيرها من الأشياء التي تحتاجها باستمرار ولا داعي لأن تقوم من كرسيك لتحصل عليها أي أنه باستطاعتك الحصول عليها بمد يدك فقط.
- القسم ( ب )، وتوضع به الأشياء الأقل حاجة والتي تحتاجها من وقت لآخر مثل التلفون والأشياء التي لا بد أن تقف أو تمد جسمك لتناولها.
- القسم ( ج )، وتوضع به الأشياء التي لا تستخدمها بكثرة ويلزم أن تمشي إليها حتى تتناولها مثل الكتب وخلافه.
حاول أن تحدد في كل مرة ما هي الأشياء التي يجب وضعها في كل قسم فمثلا الدباسة إذا كنت ممن يستخدمونها كثيرا ضعها في المنطقة ( أ ).
14- لا تنس أن تكسب بيئة عملك طابعا جماليا بوضع مزهرية على المكتب أو أشجار زينة إلى جوارك أو لوحة زينة على الحائط لأن ذلك يضفي شعورا بالراحة يزيد فعاليتك وحماسك للعمل.