السكرتارية الطبية.
المقدمة إن من يمارسون السكرتارية الطبية عادة ما يكونون متخصصين في أعمال السكرتارية،ويقومون بالأعمال الرئيسة والفرعية،بالإضافة إلى إحاطتهم بالمعلومات الضرورية في المجال الطبي،كأن يكونوا ملمين بأنواع الأمراض الشائعة.يمكن إجمال الأعمال التي يقوم بها العاملون في السكرتارية الطبية بما يلي:1)استقبال المرضى وأفراد عائلاتهم:إن السكرتير الطبي هو أول شخص يتعامل مع المريض، فيجب أن يتوفر لديه القدرة في حسن الاستقبال، مجيباً على استفسارات المرضى المتعلقة بالطبيب وساعات الدوام وأن يحدد المواعيد لهم.2)معالجة البريد الوارد والصادر:يجب عليه الإمام بالخطابات الواردة إلى المستشفى أو الطبيب المختص وتصنيفها وفتحها وإطلاع المسؤولين عما جاء بها ثم الاحتفاظ بها، بالإضافة إلى الرد عليها.3)الرد على الهاتف:أنها وظيفة أساسية إلى السكرتير لا غنى عنها، للرد على استفسارات المرضى أو أقاربهم لتحديد المواعيد، والاطمئنان عن التحاليل والصور الإشعاعية وطلب استشارة طبية.4)إعداد كشوف الحاسب الخاص بالمرضى وسندات القبض لمن يطالبها:يجب على السكرتير أن يكون ملماُ بالأمور المالية وتسجيلها في الدفاتر الخاصة بها، حتى يعطي المريض مستنداُ بقيمة ما يدفعه للطبيب أو المستشفى. 5)كتابة التقارير الطبية بواسطة الحواسيب والآلات الطباعة:على السكرتير إتقان الحاسوب الآلة الطابعة والتنسيق الخاص بكتابة هذه التقارير الخالية من الأخطاء الإملائية حتى يقوم بأعداد التقارير للمرضى عن حالتهم الصحية.6)تزويد العيادة أو المستشفى بالمستلزمات الطبية الضرورية:على السكرتير الطبي الإلمام بكتابة الرسائل التجارية لإعداد الطبية المتعلقة بالمستلزمات الطبية.4-1جمع وتحليل وتصنيف البيانات والمعلومات الطبية الأساسية:على السكرتير الطبي أن يقوم بجمع المعلومات والبيانات المتعلقة بالمستشفى أو العيادة الطبية التي يتعامل معها سواء أكانت داخلية أو خارجية، ومن أقسام المستشفى وسجلاته أو سجلات المراكز الصحية والعيادات.4-2 حفظ الملفات وصيانتها:الحفظ:يعني خزن ووضع الملفات وما فيها من مستندات ووثائق ومعلومات متعددة في مكان معين ونظام خاص حتى يسهل الرجوع إليها في أي وقت وبأقل جهد ممكن.السجل الطبي:تعريف السجل الطبي:هو عبارة عن وثيقة أو ملف يحتوي معلومات شخصية وأخرى طبية عن المريض. والمعلومات الشخصية هي: اسم المريض، عمره، جنسه، جنسيته، عنوانه ومعلومات عن وثيقة الإثبات.طرق حفظ السجلات الطبية:توجد طريقتان لحفظ السجلات الطبية وهما: صيانة المحفوظات:
للحفاظ على سلامة المحفوظات وراحة العاملين بها،يجب أن يتوفر في أماكن الحفظ ما يلي:
الجو المعتدل.
التهوية الجيدة.
الإضاءة الجيدة,
النظافة والصحة والسلامة.
الأثاث المريح.
4-3 معرفة الفهرس المركزي للمريض:
الفهرسة:
إعداد الكشوف بأسماء وعناوين الأشياء موضع الحفظ، بعد ترتيبها على أساس معين، يكفل استخراج أي ملف من ملفاتها بأقل جهد وفي أقصر وقت.
4-4 تطبيق النظام الأبجدي لحفظ السجلات الطبية:
هناك طريقتان لحفظ هذه البطاقات الخاصة بفهرس المريض:4-5 استخدام التقنيات في السجلات الطبية:
لقد تطورت الوسائل المستخدمة في حفظ السجلات والوثائق والأوراق وغيرها تطوراً كبيراً فظهر ما يسمى بالميكروفيلم و الميكروفيش و الحاسوب.
الميكروفيلم:
عبارة عن تصوير يستخدم لتصوير جميع الوثائق والمستندات والسجلات الطبية، وهي تحفظ في قسم الحفظ بأفلام مختلفة الأحجام والأنواع وبنسخ متعددة.
الميكروفيش:
عبارة عن شرائح من مادة فيلمية شفافة يعادل حجمها حجم البطاقة البريدية العادية ويصور عليها صور عدة لأوراق ووثائق وسجلات في صفوف متتالية وفقاً لنظام خاص.
الحاسوب:
عبارة عن جهاز إلكتروني مصنوع من مكونات منفصلة يمكن توجيهها باستخدام أوامر خاصة لمعالجة أو إدارة البيانات بطريقة ما.
أما العمليات الأساسية التي يقوم بها الحاسوب فيمكن إجمالها بما يلي:
1-استقبال البيانات(المدخلات)
2-معالجة البيانات إلى معلومات
3-عرض المعلومات المخرجة
4-6 تصنيف بيانات المرضى وفهرسة السجلات:
التصنيف:
هو تقسيم الأوراق والسجلات إلى مجموعات ذات صفة مشتركة تحفظ كل مجموعة منها معاً في مكان واحد تحت اسم واحد حتى تسهل معرفة مكان المستند أو السجل المطلوب استخراجه.
فهارس الأمراض والعمليات:
عبارة عن قوائم تشمل جميع الأمراض التي شخصت وتم علاجها في المستشفى بالإضافة إلى قوائم لجميع أسماء العمليات الجراحية التي أجريت في المستشفى.
فهر الطبيب:
يتم إعداد قائمة بأسماء المرضى وأرقامهم الطبية على ضوء الحالات المرضية التي قام الطبيب الاختصاصي بمعالجتهم على أساسها.
4-7 جمع البيانات الإحصائية المتعلقة بالمرضى وحالات الولادة والوفاة:
تعريف الإحصاء:
الإحصاء جمع بيانات عن مجموعات وظواهر مختلفة والتعبير عنها بصورة رقمية.
أهمية الإحصاءت الطبية فيما يلي:
v الإفادة في تقييم الأعمال والخدمات الصحية التي يقدمها المستشفى للآخرين.
v الإفادة في الرقابة على العاملين لمقارنة ما تم إنجازة مع ما هو مخطط له.
v الإفادة في إعداد الأبحاث والدراسات الطبية.
4-8 أخلاقيات مهنة العمل في السجلات الطبية:
هناك أمور لابد من أخدها بعين الاعتبار عند العمل في قسم السجل الطبي منها:
- أن السجل الطبي وثيقة قانونية مهمة لمجموعات متعددة منها:المريض وعائلته،إدارة المستشفى وأطباؤه، شركات التأمين، المؤسسات التي يتبعها المرضى.
بعض التشريعات والقوانين في بعض الدول، تشترط فترة زمنية للاحتفاظ بالسجل الطبي، ألا أن الأردن لا يشترط وجود مثل هذه الفترة الزمنية.هناك إجراءات متبعة عند إرسال السجل الطبي إلى المحاكم النظامية يجب الأخذ بها وعدم مخالفتها.لا يسمح بتشريح جثة المتوفى لغايات تعليمية تدريبية إلا بعد الموافقة الخطية من قبل ذويه الأقربين على النموذج الخاص بذلك.يطلب من الطبيب المختص الذي عهد إليه ختم وتصديق محتويات السجل الطبي بأن لا يفرض ولا يسمح لغيره باستخدام هذه الأختام.يعهد إلى رئيس قسم السجلات الطبية بالإشراف المباشر على سجلات المرضى النفسانيين أو مرضى السجون ولا يحق الإطلاع عليها إلا من قبل المخولين بذلك.عند أخذ صور فوتوغرافية للمريض من أجل نشرها في المجلات العلمية أو من أجل التوثيق أو من أجل التدريس والتدريب فلابد من أخذ الموافقة الخطية من المريض أو من ذويه
